法人契約の審査と必要書類。個人契約との違いとオーナーが確かめる点
法人契約では、主に借り主である会社の状態を審査し、住む社員の情報もあわせて確かめます。必要書類の一覧、個人契約との違い、保証の考え方、契約書で確かめる点をまとめました。
結論
- 法人契約の審査は、家賃を払う「会社」の状態を中心に見て、実際に住む社員の情報もあわせて確かめます。
- 書類は、登記事項証明書や会社概要など会社の資料と、入居する社員の身分証などが中心です。
- 求める書類や基準に法律の決まりはなく、オーナーや管理会社が会社と相談して決めます。
「会社から社宅として借りたいと連絡があったけれど、何を確かめればいいの？」。法人からの申し込みを初めて受けるオーナーの方から、よく聞く声です。
個人の入居と比べると、審査する相手もそろえる書類も変わります。慣れていないと、何を求めてよいか、どこまで聞いてよいか迷ってしまいます。
この記事では、法人契約の審査の見方、必要書類、保証の考え方、契約書で確かめる点を、オーナーの立場から整理します。
法人契約とは
法人契約とは、会社が借り主（契約者）となり、社員などが住む賃貸借契約のことです。会社が社員のために借りる借り上げ社宅の多くは、この形です。
契約の当事者は、オーナーと会社です。住む社員は契約者ではありません。この違いが、審査の見方や書類、契約書の書き方に表れます。
借り上げ社宅と、会社が持つ社有社宅の違いは「借り上げ社宅と社有社宅」で説明しています。
法人契約と個人契約の審査の違い
比較表
| 比べる点 | 個人契約 | 法人契約 |
|---|---|---|
| 契約者 | 住む本人 | 会社 |
| 家賃を払う人 | 住む本人 | 会社 |
| 主に審査する相手 | 住む本人の勤め先や収入 | 会社の状態 |
| 住む人の確認 | 契約者本人 | 入居する社員 |
| 保証 | 連帯保証人や家賃保証会社 | 付けないことも、保証会社を使うこともある |
法人契約で見ること
家賃を払うのは会社です。そのため、主に会社の状態を見ます。
- 会社が実際に営業しているか（所在地、事業の内容）
- 会社の規模や、事業を続けてきた年数
- 社宅の取り扱いに慣れているか（社宅の規程や担当の部署があるか）
あわせて、実際に住む社員の氏名や連絡先も確かめます。住む人の生活の仕方は、会社の審査だけでは分からないためです。
どこまで審査するか、何を基準にするかは、オーナーや管理会社ごとに違います。法律で決まった基準があるわけではありません。
オーナーから見た法人契約のよい点
- 家賃は会社から支払われる
- 転勤で入居者が替わっても、同じ会社と契約を続けられることがある
- 会社の担当部署が窓口になり、連絡の相手がはっきりする
オーナーから見た気をつけたい点
- 転勤や異動など、会社の都合で解約が決まることがある
- 会社の書式の契約書を求められることがある
- 請求書の発行など、個人契約にはない手続きが要ることがある
よい点と気をつけたい点を知ったうえで、条件を話し合うと安心です。
法人契約の審査に必要な書類
会社によって出せる書類は違います。一般には、次のようなものを求めることが多いです。
会社についての書類
- 登記事項証明書（会社の登記の内容が分かるもの。法務局で取れる）
- 会社案内や会社概要
- 決算の資料（会社によっては出せない場合もある）
- 申込書（会社の担当者名、連絡先）
住む人についての書類
- 入居する社員の身分証の写し
- 社員証や、在籍を示す書類
上場している会社などでは、会社概要だけで足りるとされることもあります。必要な書類は、仲介の不動産会社や管理会社と相談して決めましょう。
ポイント
- 会社の実在と事業の中身を、登記事項証明書や会社概要で確かめる
- 住む社員の氏名と連絡先もあわせて確かめる
- 書類の範囲は、会社と相談して無理のない形に決める
個人情報の扱い
社員の身分証などは、個人情報です。審査に要る範囲で受け取り、保管のしかたも決めておきましょう。管理会社に任せている場合は、その会社の扱いも確かめておくと安心です。
書類を受け取ったら確かめたいこと
書類はそろえるだけでなく、中身を見比べることが大切です。次の点がそろっているかを確かめます。
- 申込書の会社名・所在地が、登記事項証明書の内容と合っているか
- 申込書の担当者が、その会社の社員として連絡がつくか
- 入居する社員の氏名が、申込書と身分証で合っているか
- 会社の事業の内容と、社宅を借りる理由に無理がないか
社宅管理会社を通した申し込みのとき
会社が社宅の手配を社宅管理会社に任せている場合、申し込みや書類は社宅管理会社から届きます。どの会社の社宅として借りるのか、契約者は誰になるのかを、最初に確かめましょう。
会社の書式で契約したいと言われたとき
法人契約では、会社が自社の契約書の書式を使いたいと求めることがあります。そのときは、自分の契約書と見比べて、違う点を一つずつ確かめます。特に、解約の予告期間、原状回復の範囲、更新のしかたは差が出やすい点です。分からないときは、管理会社や仲介の不動産会社に相談しましょう。
例：転勤の社員向けに部屋を貸すGさんの場合
たとえば、駅の近くに単身向けのマンションを1室持っているGさん。ある日、社宅管理会社から「取引先の会社の社員が転勤で住みたい」と申し込みが届きました。
Gさんは、まず契約者がどの会社になるのかを確かめます。次に、会社の登記事項証明書と、入居する社員の身分証の写しを受け取ります。申込書と書類の会社名や氏名が合っているかを見比べ、会社の書式の契約書があれば、自分の契約書との違いを管理会社と一緒に確かめます。
法人契約の審査から入居までの流れ
- 会社または社宅管理会社から申し込みを受ける
- 会社と入居する社員の書類を受け取る
- 会社の状態と、住む人の情報を確かめる
- 家賃、契約期間、解約の予告などの条件をすり合わせる
- 会社を契約者として契約を結ぶ
- 社員が入居する
社宅の手配を社宅管理会社が代わりに行う場合もあります。社宅管理会社の役割は「社宅管理会社（社宅代行）とは？」をご覧ください。
入居してからの連絡の分け方
法人契約では、話す相手が2つに分かれます。家賃や契約のことは会社の担当部署、日々の暮らしのことは住んでいる社員です。
たとえば、設備が壊れたという連絡は社員から届き、修理の費用の話は会社と行う、ということがあります。どちらの連絡を誰が受けるかを、入居の前に会社と決めておきましょう。管理会社に任せている場合は、管理会社が窓口になるのかも確かめます。
退去のときも同じです。立ち会いに来るのが社員か、会社の担当者か、社宅管理会社かを先に聞いておくと、精算の話がスムーズに進みます。精算の結果を誰に送るかも、あわせて決めておきましょう。
保証の考え方も違う
個人の連帯保証人には極度額が要る
個人が賃貸の連帯保証人になる場合、保証する金額の上限（極度額）を決めないと、その保証は効力を生じません。保証の契約は書面でする決まりもあります。どちらも民法の決まりです。
法人契約では保証の形を話し合う
法人契約では、会社自身が家賃を払うため、連帯保証人を付けないこともあります。会社によっては、家賃保証会社の利用を求められる場合もあります。どの形にするかは、契約の前に話し合って決めます。
保証の形を決めるときの分かれ道
- 会社の実在や事業の中身を書類で十分に確かめられたなら、保証を付けない形も考えられる
- 設立して間もない会社や、出せる書類が少ない会社なら、家賃保証会社の利用を相談する
- 会社の代表者などが個人で連帯保証人になるなら、極度額を決めて書面で契約する
- 社宅管理会社が間に入るなら、家賃の支払いの流れと責任の範囲を確かめる
どの形にしても、家賃が滞ったときに誰へ連絡し、誰が払うのかを契約書で分かるようにしておきます。
契約書で確かめたいこと
- 契約者と入居者：契約者は会社、入居者は社員と分けて書く
- 入居者が替わるとき：転勤で別の社員が住む場合の手続き
- 解約の予告期間：会社の書式では、個人契約と違う期間になっていることがある
- 退去の精算の相手：会社の担当部署か、社宅管理会社か
- 家賃の請求方法：請求書の発行が要るか、振込日はいつか
会社の書式で契約することもあります。その場合も、上の点がどう書かれているかを確かめましょう。
法人契約でよくある失敗と避け方
- 契約者を会社ではなく、住む社員の名前で書いてしまう
- 入居者が替わったときの手続きを決めず、知らない人が住んでいた
- 会社の書式の契約書を読み比べずに署名し、解約の予告が思っていたより短かった
- 退去の精算の相手が決まっておらず、請求先が分からなくなった
どれも、契約の前に「誰が契約者で、誰が住み、誰に請求するか」を書き分ければ防げます。
法人契約の前に確かめるチェックリスト
- 申込書の会社名・所在地が、登記事項証明書と合っているか
- 会社の担当部署と担当者に、連絡がつくか
- 入居する社員の氏名と連絡先を確かめたか
- 保証を付けるか、家賃保証会社を使うかを決めたか
- 解約の予告期間、原状回復の範囲、更新のしかたを確かめたか
- 入居者が替わるときの手続きと、精算の相手を契約書に書いたか
- 受け取った個人情報の保管のしかたを決めたか
法人契約に向いている物件
- 駅や会社の多い地域に近い
- 単身向けなら、家具や家電を付けやすい
- 家族向けなら、学校や生活の便利さを説明しやすい
転勤の多い時期には、法人からの問い合わせが増えます。その前に、法人契約に慣れた不動産会社に募集を頼んでおくと安心です。
法人の担当者は、複数の物件を短い期間で比べることが多いものです。間取り図、写真、設備の一覧、契約の条件をすぐ出せるよう、募集を頼む会社と準備しておくと話が早く進みます。空室を埋める工夫は「空室対策」もご覧ください。
よくある質問
- 法人契約の審査では何を見る？
- 主に、家賃を払う会社の状態を見ます。あわせて、実際に住む社員の氏名や連絡先も確かめます。
- 法人契約に必要な書類は？
- 登記事項証明書や会社概要など会社の資料と、入居する社員の身分証などが中心です。出せる書類は会社によって違います。
- 法人契約でも連帯保証人は必要？
- 決まりはありません。会社が家賃を払うため付けないこともあり、家賃保証会社を使うこともあります。
- 決算書を出してもらえないときは？
- 会社によっては出せない場合があります。会社概要や登記事項証明書など、ほかの資料で確かめる方法を相談しましょう。
- 入居する社員が替わったら契約し直す？
- 契約の内容によります。入居者が替わるときの手続きを、契約書に書いておくと安心です。
- 個人事業主から申し込まれたら法人契約になる？
- なりません。個人事業主は法人ではないため、契約者は事業主本人の個人契約です。審査では、事業の内容が分かる資料もあわせて確かめます。
法人契約に慣れた会社を探す
当メディアでは、公式ホームページに社宅の管理代行・手配・仲介を載せている会社を社宅管理の不動産会社一覧にまとめています。全体の会社一覧は不動産会社一覧から探せます。法人向けの募集をどこに頼むか迷うときは、一括相談でまとめて相談できます。
まとめ
- 法人契約では、主に会社の状態を審査し、住む社員の情報もあわせて確かめる
- 書類は、登記事項証明書や会社概要など会社の資料と、社員の身分証などが中心
- 書類や基準に法律の決まりはない。会社と相談して決める
- 個人の連帯保証人には極度額と書面が必要。法人契約では保証の形を話し合う
- 契約者と入居者、入居者の交代、解約の予告、精算の相手を契約書に書いておく
