鍵交換の費用は誰が負担？ 原状回復ガイドラインの考え方と特約の注意点
入居者が入れ替わるときの鍵交換の費用は、国土交通省の原状回復ガイドラインでは原則として貸主の負担です。この記事では、場面ごとの負担の分け方、借主の負担にする特約の条件、トラブルを防ぐ手順を整理します。
結論
- 鍵交換の費用は、破損や紛失がなければ、原則として貸主（オーナー）の負担です。国土交通省の原状回復ガイドラインは、入居者の入れ替わりによる物件管理上の問題だからとしています。
- 借主が鍵をなくしたり、不適切な使い方で壊したりした場合は、借主の負担です。紛失のときは、シリンダーの交換をふくめ、経過年数を考えずに交換費用の相当分を借主が負担します。
- 借主の負担にする特約を結ぶこともできますが、必要性があり、借主が理解して合意していることが前提です。
「前の入居者が出たあと、鍵を替える費用は誰が払うのか」。「入居者に請求してよいのか」。入居者が入れ替わるたびに出てくる、身近な悩みです。
鍵の交換は、防犯のためにも欠かせない作業です。ただ、費用の負担をあいまいにしたまま進めると、敷金の精算や入居の契約のときに揉める原因になります。
この記事では、国土交通省の「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン（再改訂版）」をもとに、鍵交換の費用の負担の考え方を、場面ごとに整理します。
鍵交換の費用負担の基本
鍵交換の費用負担とは、鍵やシリンダー（鍵穴の部品）を取り替える費用を、貸主と借主のどちらが払うかという問題です。ガイドラインは、取り替える理由によって負担する人を分けています。
入れ替わりのための交換は貸主の負担
ガイドラインは、破損や紛失のない鍵の取替えを、貸主の負担としています。理由は、入居者の入れ替わりによる物件管理上の問題だからです。
前の入居者が合鍵を作っていないとは言い切れません。次の入居者に安心して住んでもらうための交換は、物件を貸す側の管理の一部と考えられています。
紛失や破損は借主の負担
一方、借主が鍵をなくしたり、不適切な使い方で壊したりした場合は、借主の負担と判断されることが多いとしています。借主の不注意によるものだからです。
場面ごとの負担の分け方
| 場面 | 負担する人の考え方 |
|---|---|
| 入居者が入れ替わるときの交換（破損・紛失なし） | 貸主 |
| 借主が鍵をなくした | 借主（シリンダー交換をふくむ） |
| 借主の不適切な使い方で壊れた | 借主 |
| 部品の寿命で鍵が使えなくなった | 貸主（設備の寿命による故障として） |
| 退去時に鍵の一部が返ってこない | 借主（紛失として扱う） |
紛失のときは経過年数を考えない
壁紙などは、年数がたつほど価値が下がるため、借主の負担を年数に応じて減らす考え方があります。しかし鍵の紛失については、ガイドラインは経過年数を考えず、交換費用の相当分を借主の負担とするとしています。
紛失の場合の負担の単位は、シリンダーの交換です。鍵だけを作り直すのではなく、鍵穴の部品ごと替える費用が対象になります。
寿命による故障は貸主の負担
ガイドラインは、機器の寿命による設備の故障や使用不能を、貸主の負担の例に挙げています。長く使って鍵が回りにくくなった場合などは、借主に請求するのは難しいと考えましょう。
ポイント
- 入居者が入れ替わるための交換は、原則として貸主の負担
- 紛失や不適切な使い方による破損は、借主の負担
- 紛失は経過年数を考えず、シリンダー交換をふくめて借主の負担
- 寿命による故障は、貸主の負担
なぜ入れ替わりの交換は貸主の負担なのか
民法621条は、借主は退去のときに部屋の傷みを元に戻す義務を負うが、通常の使い方による傷みと経年変化は除くと定めています。これが原状回復の基本です。
ガイドラインは、最高裁の判例を引いて、通常の傷みにかかる費用は、家賃の中にふくめて回収するのが通常だという考え方を示しています。入れ替わりのための鍵交換も、借主の使い方とは関係のない、物件を貸す側の費用と考えられています。
退去のときの借主の義務は「鍵の返却」
ガイドラインは、設備などについての借主の原状回復の義務の一つとして、鍵の返却を挙げています。借りた鍵をすべて返すことが借主の役目で、新しい鍵への交換までは求めていません。
借主の負担にする特約の条件
契約で「鍵交換の費用は借主の負担とする」と決めることは、できないわけではありません。ガイドラインには、鍵交換の費用を借主の負担とする特約が、消費者契約法に違反しないとされた裁判例（東京地裁 平成21年9月18日判決）も紹介されています。
ただし、本来は貸主が負担する費用を借主の負担にする特約には、次の3つの条件が必要とされています。
- 特約の必要性があり、暴利的でないなどの客観的・合理的な理由がある
- 借主が、通常の原状回復を超えた負担を負うことを理解している
- 借主が、その負担を負うと意思表示している
契約書に具体的に書く
最高裁の判例は、借主が負担する範囲が契約書に具体的に書かれているか、口頭で説明して借主がはっきり理解し合意したことが必要だとしています。「鍵交換費用は借主負担」とだけ書いて説明しない契約は、争いになったときに認められないおそれがあります。
国土交通省の賃貸住宅標準契約書では、別表第5の「例外としての特約」の欄に、費用の名目と、借主の負担にする理由を書く形になっています。この欄に書いておくと、借主に説明するときの手がかりにもなります。
特約は、民法90条や消費者契約法8条・8条の2・9条・10条に反しない内容に限られます。金額が高すぎる、説明がないなどの場合は、無効とされるおそれがあります。
トラブルを防ぐオーナーの手順
- 鍵交換の費用をだれが負担するかの方針を決める
- 借主の負担にするなら、金額の目安と理由を契約書の特約に書く
- 契約の前に、特約の内容を借主に説明する
- 契約書の頭書に、鍵の番号と貸し出す本数を書く
- 入居のときに、渡した鍵の本数を借主と一緒に確かめる
- 退去のときに、返ってきた本数を確かめて記録する
- 交換した日と費用を、物件ごとに記録しておく
鍵の本数を記録する
国土交通省の賃貸住宅標準契約書の頭書には、鍵の番号と貸し出す本数を書く欄があります。入居のときに書いておけば、退去のときに「何本返すべきか」で揉めずにすみます。
交換の単価を入居時に示しておく
ガイドラインの原状回復の条件の様式には、玄関ドアの鍵のシリンダー交換の目安の単価を書く欄があります。入居のときに目安を示しておくと、紛失したときの負担を借主が想像しやすくなります。単価は、物件や鍵の種類、会社によって違います。
交換のタイミングの考え方
入れ替わりのための鍵交換は、前の入居者が退去し、鍵がすべて返ってきたあと、次の入居者に鍵を渡す前に行うのが基本です。早すぎると内見や工事の業者の出入りで鍵の管理が増え、遅すぎると次の入居者の入居日に間に合わなくなります。
募集から入居までの段取りの中に、鍵交換の日を組み込んでおきましょう。管理会社に任せている場合は、だれが手配し、費用をどう精算するかを管理委託の契約で確かめておくと安心です。
判断の分かれ道
- 鍵がすべて返ってきて、壊れてもいない：入れ替わりの交換として、貸主の負担で行う
- 鍵が足りない：紛失として、借主の負担で交換する。まず本数の記録を確かめる
- 鍵が曲がっている、回らない：使い方による破損か、部品の寿命かを業者に見てもらう
- 特約がある：契約書の文言と、契約前に説明した記録を確かめてから精算する
退去の立ち会いで確かめること
- 入居のときに渡した本数と、返ってきた本数が合っているか
- 合鍵を作っていないか、作った場合はすべて返ってきたか
- 鍵やシリンダーに、壊れたところや回りにくいところがないか
- 入居者が自分で付け替えた鍵がないか
退去の立ち会いの進め方そのものは、管理会社や物件によって違います。確かめた内容は、借主と一緒に書面に残しておくと、あとで「返した」「返していない」で揉めずにすみます。
場面の例：鍵を1本なくしたEさんの入居者
Eさんの物件で、退去する入居者が「2本のうち1本をなくした」と申し出ました。Eさんは、紛失として、シリンダー交換の費用を入居者の負担としました。経過年数は考えません。
一方、もともと次の入居者のために交換する予定だったため、Eさんは管理会社と相談し、二重に請求しないよう精算の内訳を示しました。敷金から差し引くときは、内訳を伝えることが大切です。
場面の例：新しい入居者に請求していたFさん
Fさんは、管理会社の書式のまま、入居のときに鍵交換の費用を新しい入居者から受け取っていました。契約書を読み直すと、費用の名目は書いてあるものの、借主が負担する理由は書いていませんでした。
Fさんは管理会社と相談し、次の募集から、特約に金額の目安と理由を書き、契約の前に説明することにしました。説明した日と内容も、記録に残すようにしています。
管理会社に任せている場合に確かめること
- 鍵交換をだれが手配し、費用をだれが払う決まりになっているか
- 入居者に費用を求めている場合、その根拠となる特約が契約書にあるか
- 鍵の本数や交換した日の記録を、管理会社が残しているか
よくある失敗
- 特約がないのに、入れ替わりの交換費用を退去する借主に請求する
- 特約に「借主負担」とだけ書き、契約前に説明していない
- 鍵の本数を記録しておらず、紛失かどうか確かめられない
- 防犯のために交換すべきなのに、費用を理由に交換を先送りする
- 入居者が自分で鍵を付け替え、退去のときに元に戻っていない
言葉の言い換え
- シリンダー：鍵穴の部分の部品。ここを替えると前の鍵が使えなくなる
- 原状回復：借主が退去のときに、自分がつけた傷みを元に戻すこと
- 特約：標準の決まりとは別に、契約で加える約束
- 経過年数の考慮：年数がたつほど借主の負担を減らす考え方
よくある質問
- 鍵交換の費用は、オーナーと入居者のどちらが負担しますか？
- 破損や紛失のない入れ替わりのための交換は、原則として貸主（オーナー）の負担です。紛失や不適切な使い方による破損は、借主の負担になります。
- 鍵交換の費用を入居者の負担にする特約は有効ですか？
- 必要性があり、借主が理解して合意していれば、有効とされることがあります。有効とされた裁判例もありますが、内容の説明がないと認められないおそれがあります。
- 入居者が鍵をなくしたら、どこまで請求できますか？
- ガイドラインでは、シリンダーの交換をふくめ、経過年数を考えずに交換費用の相当分を借主の負担としています。
- 鍵交換の費用の相場はいくらですか？
- 鍵の種類や物件、依頼する会社によって違います。入居のときに目安の単価を示しておくと、トラブルを防ぎやすくなります。
- 入居者が防犯のために鍵を替えたいと言ったら？
- 鍵は物件の設備のため、貸主と事前に話し合い、費用の負担と退去時の扱いを決めてから行ってもらうと安心です。
関係する記事と相談先
退去のときの費用全体の考え方は「原状回復ガイドライン」、管理の任せ方は「賃貸管理の自主管理と委託の違い」にまとめています。入居者の入れ替わりを減らしたいときは「空室対策」、管理会社を見直すなら「管理会社の変更」も参考になります。管理をまかせられる会社は会社一覧から探せます。複数の会社にまとめて相談することもできます。
まとめ
- 入居者が入れ替わるときの鍵交換は、原則として貸主（オーナー）の負担
- 紛失や不適切な使い方による破損は、借主の負担
- 紛失は経過年数を考えず、シリンダー交換をふくめて借主の負担
- 借主の負担にする特約は、必要性・借主の理解・意思表示が前提
- 鍵の本数を契約書に書き、入居と退去のときに確かめて記録する
